Beberapa tahun lalu, istilah wedding organizer mungkin masih terdengar asing di telinga. Kebanyakan calon pengantin masih mempersiapkan pernikahan sendiri dengan bantuan keluarga atau teman-teman terdekat. Tak jarang pula orang yang mempertanyakan apakah wedding planner atau wedding organizer itu?
Namun akhir-akhir ini jarang sekali calon pengantin yang tidak menggunakan jasa wedding organizer dalam mempersiapkan pernikahan mereka. Hal ini biasanya disebabkan kesibukan para calon pengantin yang umumnya bekerja, begitupun keluarga atau kerabat. Bahkan, dengan begitu banyak hal yang harus dikerjakan sepanjang persiapan, tak jarang pada akhirnya terjalin kedekatan antara wedding organizer dengan calon pengantin bahkan dengan kedua belah pihak keluarga. Tugas wedding organizer pun meluas menjadi pihak yang bertanggung jawab atas kelancaran jalannya sebuah pesta pernikahan dari mulai akad nikah atau pemberkatan hingga resepsi pernikahan. Ingin tahu lebih banyak mengenai peran wedding organizer, simak ulasan dibawah ini.
- Meringankan Beban Calon Mempelai
Menggunakan jasa wedding organizer memang bukan sebuah keharusan, akan tetapi seiring perkembangan zaman, jasa wedding organizer semakin dibutuhkan karena dapat meringankan beban calon mempelai. Beberapa tugas wajib wedding organizer adalah :
- Sebagai perencana, yaitu memberi usulan dan masukan tentang konsep acara, biaya, venue, vendor-vendor seperti dekorasi, katering, foto dan video, multi-media, MC, dan lainnya sesuai dengan kebutuhan dan keinginan calon pengantin.
- Sebagai koordinator, yaitu mengkoordinasi seluruh pihak yang terlibat di pesta pernikahan, mulai dari calon mempelai, keluarga, para vendor dan pengisi acara, termasuk pengaturan jadwal technical meeting, dan gladi bersih.
- Membuat rundown acara secara keseluruhan dan membentuk tim professional untuk mengatur jalannya pesta pernikahan mulai dari persiapan, gladi bersih, sampai acara selesai.
- Menjadi Penengah dan Pemersatu Keluarga Calon Pengantin
Meski sudah ditangani oleh wedding planner atau wedding organizer professional, biasanya tetap ada panitia yang dibentuk dari keluarga calon pengantin. Karena tidak berpengalaman mengurus pesta pernikahan, panita keluarga ini kerap kurang mengerti apa yang harus mereka lakukan. Menjadi tugas wedding organizer untuk mengelola panita keluarga ini agar tidak perlu terjadi kesalahan yang tidak diinginkan.
Perbedaan pendapat antara kedua pihak keluarga dalam sebuah pernikahan pun kerap terjadi. Terutama bila salah satu pihak memiliki posisi atau jabatan yang lebih tinggi daripada yang lain, dan pihak tersebut mengeluarkan uang lebih besar pula untuk membiayai pesta pernikahan.
Untuk hal-hal seperti ini, tugas seorang wedding organizer untuk menjadi penengah dan pemersatu bagi kedua keluarga. Tidak mudah memang. Namun, wedding planner dan wedding organizer berpengalaman biasanya memiliki kiat khusus menghadapi hal-hal seperti ini. Salah satunya dalah dengan menjadikan wedding organizer sebagai teman atau sahabat calon pengantin, dan bukan sebagai bawahan. Jelaskan kepada pihak keluarga bahwa wedding organizer lebih memahami seluk beluk pernikahan. Minta wedding organizer menjelaskan kepada kedua pihak keluarga hal-hal penting dalam sebuah prosesi pernikahan. Dengan cara yang bersahabat tentunya dan jangan berkesan menggurui. Biasanya, dengan kesabaran dan pengertian yang diberikan pihak keluarga akan mengerti dan pada akhirnya ditemukan titik temu yang memuaskan kedua belah pihak.
3.Mengurangi Biaya Yang Tak Perlu
Sebagai orang yang telah menangani beberapa pesta pernikahan, pada umunya wedding organizer mengerti bagaimana cara membantu calon pengantin menghemat pengeluaran. Untuk penghitungan makanan misalnya, setiap hotel, gedung, restoran dan katering memiliki porsi makanan yang berbeda-beda untuk satu orang tamu. Oleh karenanya, porsi makanan yang disajikan sebaiknya diperhitungkan dengan tepat, tidak kurang dan juga tidak berlebih, agar calon pengantin tenang, para tamu undangan pun nyaman. Calon pengantin pun harus jujur kepada wedding organizer mengenai besaran bujet yang telah mereka persiapkan.
Foto : Axioo